1. Definicija procesa za GS1 EDI


Standardi GS1 EDI podpirajo vrsto poslovnih procesov v dobavni verigi, od naročila, dostave, do plačila. Za vsak ta proces je potreben drugačen sklop sporočil.

Zato morate, preden začnete s kakršnim koli izvajanjem GS1 EDI, odgovoriti na naslednja vprašanja:

  • Kakšne poslovne procese bo podpiral GS1 EDI?
  • Kakšne podatke je potrebno izmenjevati v teh procesih?
  • Kateri poslovni partnerji bodo pošiljali ali prejemali te podatke?

Standardi GS1 EDI zagotavljajo rešitve za več sektorjev, ki uporabljajo enako sporočilo GS1 EDI. To dosegamo preko profilov, ki se uporabljajo za splošna sporočila GS1 EDI, na primer za prehrambno industrijo, zabavo, pisarniški material ali tekstil. Zato bi bilo treba pri analizi poslovnega procesa upoštevati tudi sektorske posebnosti. Poleg tega v nekaterih državah uporabniške skupine ustvarjajo profile sporočil, ki odražajo mednarodne prakse izvajanja GS1 EDI v specifičnih sektorjih in poslovnih procesih (glej 7. korak).

 

2. Nujnost interesa vodstva podjetja


Za uspešno izvajanje projekta uvjanja elektronskega poslovanja je ključnega pomena to, da vodstvo poskrbi, da bodo na voljo potrebni človeški in finančni viri.

Vodstvo mora poznati osnove načel in prednosti GS1 EDI. Zavedati se mora, da lahko izvajanje GS1 EDI pomaga izboljšati storitve tržnih partnerjev in njihovo zadovoljstvo, okrepiti učinkovitost dobavne verige, zmanjšati stroške in optimizirati zaloge.  

 

3. Kontaktirajte GS1 Slovenija


Vsaka organizacija GS1 ima strokovnjake za specifična področja, tudi za GS1 EDI in ti kontakti vam bodo pomagali pri vpostavitvi sistema. 

Če lokalni strokovnjaki ne morejo neposredno pomagati, imajo dostop do globalnega omrežja strokovnjakov iz drugih članic organizacije GS1 in uporabniških podjetij. 

 

4. Poskrbite za članstvo v GS1 oziroma za  predpono podjetja


Identifikacijski ključi GS1 za označevanje blaga, lokacij in storitev se uporabljajo v vseh standardih GS1, tako pri fizičnem pretoku blaga kot pri informacijskem pretoku poslovnih podatkov. 

Z uporabo predpone podjetja GS1 lahko določimo naslednje identifikacijske ključe GS1:

  • GLN – Globalna lokacijska številka, identificira stranke in lokacije, uporablja se v vseh sporočilih GS1 EDI
  • GTIN – Globalna trgovinska identifikacijska številka, identificira blago in storitve, uporablja se v vseh sporočilih GS1 EDI
  • Številni drugi za specializirano uporabo, kot je SSCC za transportne enote, GRAI za vračljivo embalažo, GSRN za poslovna razmerja... 

Če niste prepričani, ali je vaše podjetje član GS1 in ali že ima predpono podjetja GS1, se obrnite na GS1 Slovenija.  

 

5. Seznanite se s standardi GS1 EDI


GS1 zagotavlja širok razpon učnega gradiva, ki se nanaša na standarde GS1 EDI. Večina teh, vključno s spletnimi programi usposabljanja, je na voljo preko vaših lokalnih članic organizacije GS1. 

 

6. Preverite, kateri standard potrebujete


GS1 zagotavlja dva sklopa standardov GS1 EDI:

  • GS1 EANCOM® – je standard GS1 za „klasični“ EDI, poenostavljen podsklop UN/EDIFACT
  • GS1 XML – za izmenjavo poslovnih dokumentov po internetu uporablja XML

Novim uporabnikom GS1 EDI GS1 priporoča GS1 XML, če pa vaši partnerji že uporabljajo GS1 EANCOM®, bodo morda od vas zahtevali, da uporabljate standard po njihovi izbiri. 

GS1 EANCOM® ima veliko uporabniško zbirko po svetu, ki jo je treba upoštevati pri izbiri sklopa standarda GS1 EDI.   

 

7. Pri GS1 Slovenija preverite ali obstajajo profili sporočil


Organizacije GS1 sodeluje s svojimi uporabniškimi podjetji, da bi ustvarile profile standardnih sporočil GS1 EDI, prilagojene specifičnim sektorjem v njihovih državah.

Profili so podsklopi sporočil, ki so popolnoma združljivi s „splošnimi“ standardi. Prilagojeni so potrebam ciljnih uporabniških skupin, na primer z izbiro le določenih izbirnih komponent sporočila. Dokumentacija teh profilov pogosto vsebuje priporočila za njihovo izvajanje v specifičnih sektorjih ali uporabniških skupinah, zato se jih pogosto navaja kot Message Implementation Guidelines (MIGs) - uporabniška navodila.

Uporabniške skupine lahko takšne profile za svoj sektor ustvarijo na mednarodni ravni, na primer vertikalna skupina, ki razvija standarde GS1 za povezovanje dobavne verige med proizvajalci in njihovimi dobavitelji.

Najboljši način za preverjanje vrste dokumentacije, ki že obstaja za vaš izbrani sektor / državo / tehnologijo, je, da stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1. 

 

8. Izvedite analizo vaših potreb in lastnosti sporočil


Standardi GS1 EDI so razviti na podlagi realnih zahtev uporabnikov in uporabniška podjetja jih revidirajo tako, da zajemajo vse ali večino informacij, ki jih je potrebno izmenjavati med poslovnimi partnerji. Vendar pa je treba v primeru nove zahteve ustrezno posodobiti standarde.

Zelo pomembno je upoštevati, da se lahko pogoji poslovanja, ki jih uporablja vaše podjetje in GS1, razlikujejo, medtem ko je vsebina podatkovnih elementov identična. Zato je treba narediti primerjavo med definicijami podatkovnih elementov in ne le med pogoji poslovanja.

Definicije podatkovnih elementov GS1 so dokumentaciji sporočil pri Global Data Dictionary (GDD).

Če najdete razlike med svojimi podatkovnimi potrebami in tistimi, ki jih zajemajo sporočila GS1, lahko preko GS1 Slovenija predložite Change Request (CR) (zahtevo za spremembo). 

 

9. Uskladite matične podatke s svojimi tržnimi partnerji


Uskladitev matičnih podatkov je nujen korak pri izvajanju GS1 EDI, ker se matični podatki ne ponavljajo v transakcijskih sporočilih, ampak se preprosto navajajo s standardnimi identifikacijskimi ključi. Na primer ime in naslov kupca in prodajalca nista navedena na naročilu ali odpremnici, ampak se preprosto navajata v obliki globalnih lokacijskih številk (GLN) kupca in prodajalca.

Ta pristop omogoča odpravo odvečnih podatkov iz transakcijskih sporočil, zagotavlja učinkovito obdelavo in prinaša bistvene prihranke pri stroških, in sicer tudi z povezovanjem elektronskega prenosa podatkov s fizičnim pretokom blaga.

GS1 zagotavlja standarde za izmenjavo matičnih podatkov. Obstajajo trije glavni načini izmenjave matičnih podatkov:

  • V najpreprostejši obliki je mogoče matične podatke poslati po elektronski pošti ali faksu. Ta rešitev je lahko primerna za podjetja, ki nimajo izkušenj z uporabo GS1 EDI. Na poznejši stopnji izvajanja, ko ima vaše podjetje infrastrukturo GS1 EDI že nameščeno, je treba uporabljati standarde matičnih podatkov.
  • Dvostranska izmenjava sporočil z matičnimi podatki med poslovnimi partnerji, vključenimi v izmenjavo GS1 EDI. Ko se nekateri med temi podatki spremenijo, je treba zadevna sporočila ponovno nastaviti, vključno s posodobitvami.
  • Globalna sinhronizacija. Dvostranska izmenjava zelo dobro deluje pri omejenem številu poslovnih partnerjev, a ko se število partnerjev poveča, jo je težko upravljati. GS1 nudi Globalno omrežje za sinhronizacijo podatkov - GDSN, kjer lahko poslovni partnerji objavijo svoje podatke. Uporabniki tega omrežja se samodejno obveščajo o morebitnih posodobitvah podatkov.
     

10. Začnite z GS1 EDI


Pred začetkom izmenjave sporočil GS1 EDI je treba izvesti nekatere tehnične priprave.

Najprej mora vaše podjetje pridobiti programsko opremo ali storitev, ki podpira GS1 EDI in ustreza vašim potrebam. GS1 ne priporoča specifičnega izdelka, saj je tržna nevtralnost eno naših temeljnih načel, vendar pa lahko vaša lokalna članica organizacije GS1 zagotovi seznam podjetij, ki ponujajo te izdelke in storitve.

Ko je programska oprema nameščena, morate povezavo med podatki v svoji podatkovni zbirki, na primer zaledni sistem ERP, in  programsko opremo, ki podpira GS1 EDI.Vaši poslovni partnerji morajo poznati tehnične zahteve za izmenjavo poslovnih podatkov z vašim podjetjem. Te informacije je mogoče izmenjati v obliki Sporazumov o medsebojni izmenjavi. To je zelo pomemben korak, da različne standardne organizacije zagotovijo posebna navodila za takšno izmenjavo in obrazce za sporazume o medsebojni izmenjavi.

Ti obrazci zajemajo splošne poslovne položaje in jih je mogoče prilagoditi glede na specifične potrebe vašega podjetja.

Ko dosežete sporazum s svojimi poslovnimi partnerji, morate testirati svojo infrastrukturo EDI. Potrebno je testirati tako vsebino sporočil kot tudi dejansko komunikacijo.