Deset korakov izvajanja eCom GS1
Ta stran je namenjena podjetjem, ki začenjajo z izvajanjem standardov GS1 eCom. Pomagala vam bo opredeliti, kaj je potrebno storiti za uspešno izvajanje in koriščenje GS1 eCom.
- 1. Opredelite poslovni proces, v katerem želite izvajati GS1 eCom
- 2. Poskrbite, da se bo vodstvo vašega podjetja zavzemalo za izvajanje GS1 eCom
- 3. Stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1
- 4. Poskrbite, da bo vaše podjetje član GS1 in da bo imelo predpono podjetja
- 5. Seznanite se s standardi GS1 eCom
- 6. Preverite, kateri standard potrebujete
- 7. Pri svoji članici organizacije GS1 preverite, ali obstajajo profili sporočil za vašo državo / sektor
- 8. Izvedite analizo razlik med podatki, ki jih potrebujete za izmenjavo, in vsebino standardnega sporočila ali profila
- 9. Uskladite matične podatke s svojimi tržnimi partnerji
- 10. Začnite izmenjevati podatke z uporabo standardov GS1 eComs
1. Opredelite poslovni proces, v katerem želite izvajati GS1 eCom
Standardi GS1 eCom podpirajo vrsto poslovnih procesov v dobavni verigi: od naročila, preko dostave, do plačila. Za vsak ta proces je potreben drugačen sklop sporočil.
Zato morate, preden začnete s kakršnim koli izvajanjem GS1 eCom, odgovoriti na naslednja vprašanja:
- Kakšne poslovne procese bo podpiral GS1 eCom?
- Kakšne podatke je potrebno izmenjevati v teh procesih?
- Kateri poslovni partnerji bodo pošiljali ali prejemali te podatke?
Standardi GS1 eCom zagotavljajo rešitve za več sektorjev, ki uporabljajo enako sporočilo GS1 eCom. To dosegamo preko profilov, ki se uporabljajo za splošna sporočila GS1 eCom, na primer za prehrambno industrijo, zabavo, pisarniški material ali tekstil. Zato bi bilo treba pri analizi poslovnega procesa upoštevati tudi sektorske posebnosti.
Poleg tega v nekaterih državah uporabniške skupine ustvarjajo profile sporočil, ki odražajo mednarodne prakse izvajanja GS1 eCom v specifičnih sektorjih in poslovnih procesih (glej 7. korak).
2. Poskrbite, da se bo vodstvo vašega podjetja zavzemalo za izvajanje GS1 eCom
Za uspešno izvajanje je to ključnega pomena, saj mora vodstvo poskrbeti, da bodo na voljo potrebni človeški in finančni viri.
Vodstvo mora poznati osnove načel in koristi GS1 eCom. Zavedati se mora, da lahko izvajanje GS1 eCom pomaga izboljšati storitve tržnih partnerjev in njihovo zadovoljstvo, okrepiti učinkovitost dobavne verige, zmanjšati stroške in optimizirati zaloge.
3. Stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1
Stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1. Večina jih ima posebne strokovnjake za specifična tehnična področja, tudi za GS1 eCom. Preverite, kdo bo vaš glavni stik z GS1 eCom.
Kontaktna točka uporabniških podjetij, ki iščejo podporo pri izvajanju standardov, je vedno lokalna članica organizacije GS1. Če lokalni strokovnjaki ne morejo pomagati neposredno, imajo dostop do globalnega omrežja strokovnjakov GS1 eCom iz drugih članic organizacije GS1 in uporabniških podjetij. GS1 ima več kot 100 lokalnih članic organizacije, ki služijo več kot milijonu podjetij v več kot 140 državah.
Podjetja iz držav, kjer še niso bile ustanovljene članice organizacije GS1, lahko stopijo v stik neposredno z GS1 Global office.
4. Poskrbite, da bo vaše podjetje član GS1 in da bo imelo predpono podjetja
Identifikacijski ključi GS1 se uporabljajo v vseh standardih GS1, tako pri fizičnem pretoku blaga, na primer kodirani v črtnih kodah, kot tudi pri informacijskem pretoku poslovnih podatkov. Brez njih standardov GS1 eCom ni mogoče uporabljati.
Identifikacijski ključi GS1 se ustvarjajo z uporabo predpone podjetja GS1, ki jo je mogoče pridobiti pri članici organizacije GS1 v vaši državi.
Z uporabo iste predpone podjetja GS1 se ustvarjajo naslednji identifikacijski ključi GS1:
- GLN – Globalna lokacijska številka, identificira stranke in lokacije, uporablja se v vseh sporočilih GS1 eCom
- GTIN – Globalna trgovinska identifikacijska številka, identificira blago in storitve, uporablja se v vseh sporočilih GS1 eCom
- Številni drugi za specializirano uporabo, na primer identifikacija logističnih enot ali sredstev.
Če niste prepričani, ali je vaše podjetje član GS1 in ali že ima predpono podjetja GS1, se lahko, da izveste kdo je kontaktna oseba v vašem podjetju, obrnete na lokalno članico organizacije GS1.
5. Seznanite se s standardi GS1 eCom
GS1 zagotavlja širok razpon učnega gradiva, ki se nanaša na standarde GS1 eCom. Večina teh, vključno s spletnimi programi usposabljanja, je na voljo preko vaših lokalnih članic organizacije GS1. Organizirajo tudi razredne programe usposabljanja v lokalnem jeziku.
6. Preverite, kateri standard potrebujete
GS1 zagotavlja dva sklopa standardov GS1 eCom:
- GS1 EANCOM® – je standard GS1 za „klasični“ EDI, poenostavljen podsklop UN/EDIFACT
- GS1 XML – za izmenjavo poslovnih dokumentov po internetu uporablja XML
Novim uporabnikom GS1 eCom GS1 priporoča GS1 XML, a če vaši tržni partnerji že uporabljajo GS1 EANCOM®, bodo morda od vas zahtevali, da uporabljate standard po njihovi izbiri.
GS1 EANCOM® ima veliko uporabniško zbirko po svetu, ki jo je treba upoštevati pri izbiri sklopa standarda GS1 eCom. Opomba: GS1 bo v bližnji prihodnosti podpiral in vzdrževal standard GS1 EANCOM®.
7. Pri svoji članici organizacije GS1 preverite, ali obstajajo profili sporočil za vašo državo/sektor
Številne članice organizacije GS1 sodelujejo s svojimi uporabniškimi podjetji, da bi ustvarile profile standardnih sporočil GS1 eCom, prilagojene specifičnim sektorjem v njihovih državah, na primer za sektor DIY na Nizozemskem.
Profili so podsklopi sporočil, ki so popolnoma združljivi s „splošnimi“ standardi. Prilagojeni so potrebam ciljnih uporabniških skupin, na primer z izbiro le določenih izbirnih komponent sporočila. Dokumentacija teh profilov pogosto vsebuje priporočila za njihovo izvajanje v specifičnih sektorjih ali uporabniških skupinah, zato se jih pogosto navaja kot Message Implementation Guidelines (MIGs) [priporočila za izvajanje sporočil, op. prev.].
Uporabniške skupine lahko takšne profile za svoj sektor ustvarijo na mednarodni ravni, na primer vertikalna skupina, ki razvija standarde GS1 za povezovanje dobavne verige med proizvajalci in njihovimi dobavitelji.
Obstajajo tudi Smernice za izvajanje za splošno izvajanje GS1 eCom (EDI).
Najboljši način za preverjanje vrste dokumentacije, ki že obstaja za vaš izbrani sektor / državo / tehnologijo, je, da stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1.
8. Izvedite analizo razlik med podatki, ki jih potrebujete za izmenjavo, in vsebino standardnega sporočila ali profila
Standardi GS1 eCom so razviti na podlagi realnih zahtev uporabnikov in uporabniška podjetja jih revidirajo tako , da zajemajo vse ali večino informacij, ki jih je potrebno izmenjavati med tržnimi partnerji. Vendar pa je treba v primeru vrzeli med zahtevami uporabnikov in podatki, ki so zajeti z zagotovljenimi sporočili, ustrezno posodobiti standarde.
Zelo pomembno je upoštevati, da se lahko pogoji poslovanja, ki jih uporablja vaše podjetje in GS1, razlikujejo, medtem ko je vsebina podatkovnih elementov identična. Zato je treba narediti primerjavo med opredelitvami podatkov, ne le med pogoji poslovanja.
Opredelitve podatkov GS1 je mogoče najti v dokumentaciji sporočil Global Data Dictionary (GDD).
Če najdete vrzeli med svojimi podatkovnimi potrebami in tistimi, ki jih zajemajo sporočila GS1, morate predložiti Change Request (CR) [zahtevo za spremembo, op.prev.] v Sistem upravljanja globalnih standardov GS1 (GSMP), da se sporočilo popravi, ali pa zahtevati razvoj novega sporočila. Zahtevo za spremembo je mogoče predložiti neposredno na spletno stran GSMP, vendar priporočamo, da se za pomoč pri predložitvi in upravljanju zahteve za spremembo obrnete na svojo lokalno članico organizacije GS1.
Če je treba v lokalni (MIG) uvesti spremembo, je potrebno zahtevo za spremembo predložiti lokalni članici organizacije GS1, ki bo določila delovno skupino uporabnika za reševanje te zahteve.
9. Uskladite matične podatke s svojimi tržnimi partnerji
Uskladitev matičnih podatkov je nujen korak pri izvajanju GS1 eCom, ker se matični podatki ne ponavljajo v transakcijskih sporočilih, ampak se preprosto navajajo s standardnimi identifikacijskimi ključi. Na primer ime in naslov kupca in prodajalca nista navedena na naročilu ali odpremnici, ampak se preprosto navajata v obliki globalnih lokacijskih številk (GLN) kupca in prodajalca.
Ta pristop omogoča odpravo odvečnih podatkov iz transakcijskih sporočil, zagotavlja učinkovito obdelavo in prinaša bistvene prihranke pri stroških, in sicer tudi z povezovanjem elektronskega prenosa podatkov s fizičnim pretokom blaga.
GS1 zagotavlja standarde za izmenjavo matičnih podatkov. Obstajajo trije glavni načini izmenjave matičnih podatkov:
- V najpreprostejši obliki je mogoče matične podatke poslati po elektronski pošti ali faksu. Ta rešitev je lahko primerna za podjetja, ki nimajo izkušenj z uporabo GS1 eCom. Na poznejši stopnji izvajanja, ko ima vaše podjetje infrastrukturo GS1 eCom že nameščeno, je treba uporabljati standarde matičnih podatkov.
- Dvostranska izmenjava sporočil z matičnimi podatki med poslovnimi partnerji, vključenimi v izmenjavo GS1 eCom. Ko se nekateri med temi podatki spremenijo, je treba zadevna sporočila ponovno nastaviti, vključno s posodobitvami.
- Dvostranska izmenjava zelo dobro deluje pri omejenem številu poslovnih partnerjev, a ko se število partnerjev poveča, jo je težko upravljati. GS1 nudi Globalno omrežje za sinhronizacijo podatkov, kjer lahko poslovni partnerji objavijo svoje podatke. Njihovi partnerji bodo samodejno obveščeni o morebitnih posodobitvah.
10. Začnite izmenjevati podatke z uporabo standardov GS1 eCom
Pred začetkom izmenjave sporočil GS1 eCom je treba izvesti nekatere tehnične priprave.
- Najprej mora vaše podjetje pridobiti programsko opremo ali storitev, ki podpira GS1 eCom in ustreza vašim potrebam. GS1 ne priporoča specifičnega izdelka, saj je tržna nevtralnost eno naših temeljnih načel, vendar pa lahko vaša lokalna članica organizacije GS1 zagotovi seznam podjetij, ki ponujajo te izdelke in storitve.
- Ko je orodje programske opreme nameščeno, morate urediti podatke, ki jih imate shranjene v svoji notranji podatkovni zbirki, na primer zaledni sistem ERP (načrtovanje virov podjetja), v programsko opremo, ki podpira GS1 eCom.
- Vaši poslovni partnerji morajo poznati tehnične zahteve za izmenjavo poslovnih podatkov z vašim podjetjem. Te informacije je mogoče izmenjati v obliki Sporazumov o medsebojni izmenjavi. To je zelo pomemben korak, da različne standardne organizacije zagotovijo posebna navodila za takšno izmenjavo in obrazce za Sporazume o medsebojni izmenjavi. Primere lahko najdete na naslednjih povezavah:
- http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec26/rec26_1995_r1133rev1.pdf
- http://www.unece.org/trade/untdid/download/99cp5r1.pdf
- Ti obrazci zajemajo splošne poslovne položaje in jih je mogoče prilagoditi glede na specifične potrebe vašega podjetja.
- Ko dosežete sporazum s svojimi poslovnimi partnerji, morate testirati svojo infrastrukturo eCom. Potrebno je testirati tako vsebino sporočil kot tudi dejansko komunikacijo.
- Mnoge članice organizacije GS1 nudijo različne storitve, povezane z izvajanjem GS1 eCom, na primer testiranje sporočil, certificiranje, infrastrukturo GS1 eCom za prenos majhnega števila sporočil, itd. Seznanjanje s temi storitvami vam bo pomagalo pri izvajanju.
- Ko bodo rezultati teh testov pozitivni, boste pripravljeni za začetek izmenjave sporočil in boste lahko uživali v koristih GS1 eCom.