Deset korakov izvajanja eCom GS1
Ta stran je namenjena podjetjem, ki začenjajo z izvajanjem standardov
GS1 eCom. Pomagala vam bo opredeliti, kaj je potrebno storiti za
uspešno izvajanje in koriščenje GS1 eCom.
1. Opredelite poslovni proces, v katerem želite izvajati GS1 eCom
2. Poskrbite, da se bo vodstvo vašega podjetja zavzemalo za izvajanje GS1 eCom
3. Stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1
4. Poskrbite, da bo vaše podjetje član GS1 in da bo imelo predpono podjetja
5. Seznanite se s standardi GS1 eCom
6. Preverite, kateri standard potrebujete
7. Pri svoji članici organizacije GS1 preverite, ali obstajajo profili sporočil za vašo državo / sektor
8. Izvedite analizo razlik med podatki, ki jih potrebujete za izmenjavo, in vsebino standardnega sporočila ali profila
9. Uskladite matične podatke s svojimi tržnimi partnerji
10. Začnite izmenjevati podatke z uporabo standardov GS1 eComs
1. Opredelite poslovni proces, v katerem želite izvajati GS1 eCom
Standardi GS1 eCom podpirajo vrsto poslovnih procesov v dobavni
verigi: od naročila, preko dostave, do plačila. Za vsak ta proces je
potreben drugačen sklop sporočil.
Zato morate, preden začnete s kakršnim koli izvajanjem GS1 eCom, odgovoriti na naslednja vprašanja:
Standardi GS1 eCom zagotavljajo rešitve za več sektorjev, ki
uporabljajo enako sporočilo GS1 eCom. To dosegamo preko profilov, ki se
uporabljajo za splošna sporočila GS1 eCom, na primer za prehrambno
industrijo, zabavo, pisarniški material ali tekstil. Zato bi bilo treba
pri analizi poslovnega procesa upoštevati tudi sektorske posebnosti.
Poleg tega v nekaterih državah uporabniške skupine ustvarjajo profile
sporočil, ki odražajo mednarodne prakse izvajanja GS1 eCom v
specifičnih sektorjih in poslovnih procesih (glej 7. korak).
2. Poskrbite, da se bo vodstvo vašega podjetja zavzemalo za izvajanje GS1 eCom
Za uspešno izvajanje je to ključnega pomena, saj mora vodstvo poskrbeti, da bodo na voljo potrebni človeški in finančni viri.
Vodstvo mora poznati osnove načel in koristi GS1 eCom. Zavedati se
mora, da lahko izvajanje GS1 eCom pomaga izboljšati storitve tržnih
partnerjev in njihovo zadovoljstvo, okrepiti učinkovitost dobavne
verige, zmanjšati stroške in optimizirati zaloge.
3. Stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1
Stopite v stik z lokalno članico organizacije GS1.
Večina jih ima posebne strokovnjake za specifična tehnična področja,
tudi za GS1 eCom. Preverite, kdo bo vaš glavni stik z GS1 eCom.
Kontaktna točka uporabniških podjetij, ki iščejo podporo pri
izvajanju standardov, je vedno lokalna članica organizacije GS1. Če
lokalni strokovnjaki ne morejo pomagati neposredno, imajo dostop do
globalnega omrežja strokovnjakov GS1 eCom iz drugih članic organizacije
GS1 in uporabniških podjetij. GS1 ima več kot 100 lokalnih članic
organizacije, ki služijo več kot milijonu podjetij v več kot 140
državah.
Podjetja iz držav, kjer še niso bile ustanovljene članice organizacije GS1, lahko stopijo v stik neposredno z GS1 Global office.
4. Poskrbite, da bo vaše podjetje član GS1 in da bo imelo predpono podjetja
Identifikacijski ključi GS1 se uporabljajo v vseh standardih GS1,
tako pri fizičnem pretoku blaga, na primer kodirani v črtnih kodah, kot
tudi pri informacijskem pretoku poslovnih podatkov. Brez njih standardov
GS1 eCom ni mogoče uporabljati.
Identifikacijski ključi GS1 se ustvarjajo z uporabo predpone podjetja GS1, ki jo je mogoče pridobiti pri članici organizacije GS1 v vaši državi.
Z uporabo iste predpone podjetja GS1 se ustvarjajo naslednji identifikacijski ključi GS1:
Če niste prepričani, ali je vaše podjetje član GS1 in ali že ima
predpono podjetja GS1, se lahko, da izveste kdo je kontaktna oseba v
vašem podjetju, obrnete na lokalno članico organizacije GS1.
5. Seznanite se s standardi GS1 eCom
GS1 zagotavlja širok razpon učnega gradiva, ki se nanaša na standarde
GS1 eCom. Večina teh, vključno s spletnimi programi usposabljanja, je
na voljo preko vaših lokalnih članic organizacije GS1. Organizirajo tudi razredne programe usposabljanja v lokalnem jeziku.
6. Preverite, kateri standard potrebujete
GS1 zagotavlja dva sklopa standardov GS1 eCom:
Novim uporabnikom GS1 eCom GS1 priporoča GS1 XML, a če vaši tržni partnerji že uporabljajo GS1 EANCOM®, bodo morda od vas zahtevali, da uporabljate standard po njihovi izbiri.
GS1 EANCOM® ima veliko uporabniško zbirko po svetu, ki jo
je treba upoštevati pri izbiri sklopa standarda GS1 eCom. Opomba: GS1 bo
v bližnji prihodnosti podpiral in vzdrževal standard GS1 EANCOM®.
7. Pri svoji članici organizacije GS1 preverite, ali obstajajo profili sporočil za vašo državo/sektor
Številne članice organizacije GS1 sodelujejo s svojimi uporabniškimi
podjetji, da bi ustvarile profile standardnih sporočil GS1 eCom,
prilagojene specifičnim sektorjem v njihovih državah, na primer za
sektor DIY na Nizozemskem.
Profili so podsklopi sporočil, ki so popolnoma združljivi s
„splošnimi“ standardi. Prilagojeni so potrebam ciljnih uporabniških
skupin, na primer z izbiro le določenih izbirnih komponent sporočila.
Dokumentacija teh profilov pogosto vsebuje priporočila za njihovo
izvajanje v specifičnih sektorjih ali uporabniških skupinah, zato se jih
pogosto navaja kot Message Implementation Guidelines (MIGs)
[priporočila za izvajanje sporočil, op. prev.].
Uporabniške skupine lahko takšne profile za svoj sektor ustvarijo
na mednarodni ravni, na primer vertikalna skupina, ki razvija standarde
GS1 za povezovanje dobavne verige med proizvajalci in njihovimi
dobavitelji.
Obstajajo tudi Smernice za izvajanje za splošno izvajanje GS1 eCom (EDI).
Najboljši način za preverjanje vrste dokumentacije, ki že obstaja za
vaš izbrani sektor / državo / tehnologijo, je, da stopite v stik z
lokalno članico organizacije GS1.
8. Izvedite analizo razlik med podatki, ki jih potrebujete za izmenjavo, in vsebino standardnega sporočila ali profila
Standardi GS1 eCom so razviti na podlagi realnih zahtev uporabnikov
in uporabniška podjetja jih revidirajo tako , da zajemajo vse ali večino
informacij, ki jih je potrebno izmenjavati med tržnimi partnerji.
Vendar pa je treba v primeru vrzeli med zahtevami uporabnikov in
podatki, ki so zajeti z zagotovljenimi sporočili, ustrezno posodobiti
standarde.
Zelo pomembno je upoštevati, da se lahko pogoji poslovanja, ki jih
uporablja vaše podjetje in GS1, razlikujejo, medtem ko je vsebina
podatkovnih elementov identična. Zato je treba narediti primerjavo med
opredelitvami podatkov, ne le med pogoji poslovanja.
Opredelitve podatkov GS1 je mogoče najti v dokumentaciji sporočil Global Data Dictionary (GDD).
Če najdete vrzeli med svojimi podatkovnimi potrebami in tistimi, ki
jih zajemajo sporočila GS1, morate predložiti Change Request (CR)
[zahtevo za spremembo, op.prev.] v Sistem upravljanja globalnih standardov GS1
(GSMP), da se sporočilo popravi, ali pa zahtevati razvoj novega
sporočila. Zahtevo za spremembo je mogoče predložiti neposredno na
spletno stran GSMP, vendar priporočamo, da se za pomoč pri predložitvi
in upravljanju zahteve za spremembo obrnete na svojo lokalno članico organizacije GS1.
Če je treba v lokalni (MIG) uvesti spremembo, je potrebno zahtevo za
spremembo predložiti lokalni članici organizacije GS1, ki bo določila
delovno skupino uporabnika za reševanje te zahteve.
9. Uskladite matične podatke s svojimi tržnimi partnerji
Uskladitev matičnih podatkov je nujen korak pri izvajanju GS1 eCom,
ker se matični podatki ne ponavljajo v transakcijskih sporočilih, ampak
se preprosto navajajo s standardnimi identifikacijskimi ključi. Na
primer ime in naslov kupca in prodajalca nista navedena na naročilu ali
odpremnici, ampak se preprosto navajata v obliki globalnih lokacijskih
številk (GLN) kupca in prodajalca.
Ta pristop omogoča odpravo odvečnih podatkov iz transakcijskih
sporočil, zagotavlja učinkovito obdelavo in prinaša bistvene prihranke
pri stroških, in sicer tudi z povezovanjem elektronskega prenosa
podatkov s fizičnim pretokom blaga.
GS1 zagotavlja standarde za izmenjavo matičnih podatkov. Obstajajo trije glavni načini izmenjave matičnih podatkov:
- V najpreprostejši obliki je mogoče matične podatke poslati po
elektronski pošti ali faksu. Ta rešitev je lahko primerna za podjetja,
ki nimajo izkušenj z uporabo GS1 eCom. Na poznejši stopnji izvajanja, ko
ima vaše podjetje infrastrukturo GS1 eCom že nameščeno, je treba
uporabljati standarde matičnih podatkov.
-
Dvostranska izmenjava sporočil z matičnimi podatki med poslovnimi
partnerji, vključenimi v izmenjavo GS1 eCom. Ko se nekateri med temi
podatki spremenijo, je treba zadevna sporočila ponovno nastaviti,
vključno s posodobitvami.
-
Dvostranska izmenjava zelo dobro deluje pri omejenem številu
poslovnih partnerjev, a ko se število partnerjev poveča, jo je težko
upravljati. GS1 nudi Globalno omrežje za sinhronizacijo podatkov, kjer lahko poslovni partnerji objavijo svoje podatke. Njihovi partnerji bodo samodejno obveščeni o morebitnih posodobitvah.
10. Začnite izmenjevati podatke z uporabo standardov GS1 eCom
Pred začetkom izmenjave sporočil GS1 eCom je treba izvesti nekatere tehnične priprave.
-
Najprej mora vaše podjetje pridobiti programsko opremo ali
storitev, ki podpira GS1 eCom in ustreza vašim potrebam. GS1 ne
priporoča specifičnega izdelka, saj je tržna nevtralnost eno naših
temeljnih načel, vendar pa lahko vaša lokalna članica organizacije GS1
zagotovi seznam podjetij, ki ponujajo te izdelke in storitve.
-
Ko je orodje programske opreme nameščeno, morate urediti podatke,
ki jih imate shranjene v svoji notranji podatkovni zbirki, na primer
zaledni sistem ERP (načrtovanje virov podjetja), v programsko opremo, ki
podpira GS1 eCom.
-
Vaši poslovni partnerji morajo poznati tehnične zahteve za
izmenjavo poslovnih podatkov z vašim podjetjem. Te informacije je mogoče
izmenjati v obliki Sporazumov o medsebojni izmenjavi. To je zelo
pomemben korak, da različne standardne organizacije zagotovijo posebna
navodila za takšno izmenjavo in obrazce za Sporazume o medsebojni
izmenjavi. Primere lahko najdete na naslednjih povezavah:
-
Ti obrazci zajemajo splošne poslovne položaje in jih je mogoče prilagoditi glede na specifične potrebe vašega podjetja.
-
Ko dosežete sporazum s svojimi poslovnimi partnerji, morate
testirati svojo infrastrukturo eCom. Potrebno je testirati tako vsebino
sporočil kot tudi dejansko komunikacijo.
-
Mnoge članice organizacije GS1 nudijo različne storitve, povezane z
izvajanjem GS1 eCom, na primer testiranje sporočil, certificiranje,
infrastrukturo GS1 eCom za prenos majhnega števila sporočil, itd.
Seznanjanje s temi storitvami vam bo pomagalo pri izvajanju.
-
Ko bodo rezultati teh testov pozitivni, boste pripravljeni za
začetek izmenjave sporočil in boste lahko uživali v koristih GS1 eCom.